Besetzung des Sekretariats (m/w/d)

Zur Unterstützung unseres Stiftungsteams in Braunschweig suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kommunikations- und organisationsstarke Person für die Büroorganisation, die Gremienbetreuung und unterstützende Tätigkeiten im Personal-, IT- und Veranstaltungsbereich. Es ist vorgesehen, zwei Personen mit der Aufgabe zu betreuen, die im Jobsharing-Modell eine Vollzeitstelle abbilden.

Besetzung des Sekretariats (m/w/d)

Unbefristet in Teilzeit mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit
(entsprechend 20 Stunden pro Woche)

Entgeltgruppe E 6 TV-L

 

Wenn Sie eine verantwortungsbewusste und ambitionierte Persönlichkeit sind und Sie dazu beitragen möchten, den Digitalisierungs- und Professionalisierungsprozess in unserer Stiftung nachhaltig weiterzuentwickeln, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihr Aufgabenbereich

Gemeinsam mit der Stiftungsleitung gestalten Sie die inhaltlichen Abläufe der Administration und der Gremienbetreuung. Sie unterstützen das Team vor allem bei

  • der persönlichen Beziehungspflege und Betreuung unserer Stiftungsgremien und Hausgäste
  • der Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Gremiensitzungen (Analog/Digital/Hybrid)
  • der Digitalisierung des Posteingangs und der digitalen Postverteilung
  • den administrativen Querschnittsaufgaben (z.B. Beschaffungen)
  • der persönlichen Zuarbeit für das Leitungsteam der Stiftung (Direktorium)
  • der Veranstaltungsorganisation (aktive Begleitung und Unterstützung)
  • der Zuarbeit in personalwirtschaftlichen und administrativen Fragestellungen
  • der Mitarbeit in aktuellen Organisationsprojekten der Stiftung
  • der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Ihr Profil

Sie verfügen dazu über

  • Abgeschlossene Ausbildung als Notariatsfachangestellte, eine kaufmännische oder Verwaltungsausbildung, die Sie befähigt, kommunikative und koordinative Aufgaben zielgerichtet zu bearbeiten;
  • erste Berufserfahrungen sind von Vorteil, idealerweise bei einer gemeinnützigen Institution, in einer Interessensvertretung oder bei einer beratenden Organisation;
  • einen sehr sorgfältigen, serviceorientierten und selbstständigen Arbeitsstil;
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
  • hohe Kommunikationsfähigkeit und ein sicheres, verbindliches Auftreten sowie soziale Kompetenz, Belastbarkeit und Teamfähigkeit;
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office und gängige CRM Systeme) werden vorausgesetzt. 

Wir bieten

  • eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interessanten Umfeld mit der Möglichkeit an kulturellen Veranstaltungen der Stiftung teilzunehmen und mitzuwirken,  
  • eine gute Einarbeitung sowie eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem kleinen engagierten Stiftungsteam,
  • flexible Arbeitszeitgestaltung,
  • regelmäßige Weiterbildung im Stiftungswesen,
  • Teilnahme an internen Kulturveranstaltungen.

Der Aufgabenbereich wird im Timesharing abgedeckt.

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Wenn Sie auf die genannte Förderung Wert legen, geben Sie bitte in Ihrem Bewerbungsschreiben oder im Lebenslauf an, dass eine anerkannte Schwerbehinderung vorliegt.

Bewerbungen von Menschen jedweder Nationalität sind herzlich willkommen.

Bewerbungen mit tabellarisch abgefasstem Lebenslauf, den Nachweisen über Bildungsabschlüsse und Beschäftigungszeugnisse sowie – bei im öffentlichen Dienst Beschäftigten – mit einer Einverständniserklärung zur Anforderung und Einsichtnahme der Personalakte sind bis zum Ende der Bewerbungsfrist an die

Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz

Frau Arzu Kayhan

Haus der Braunschweigischen Stiftungen

Löwenwall 16

38100 Braunschweig

zu richten.

Bewerbungen senden Sie bitte ausschließlich per E-Mail. Die Unterlagen sind bitte zusammengefasst in einer Datei (PDF-Format; max. 5 MB) an info@sbk.niedersachsen.de zu übermitteln. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Vier Wochen nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens und der erfolgten Benachrichtigung sehen wir von einer weiteren Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen ab, sofern uns keine gegenteilige Nachricht vorliegt.

Die Bewerbungsfrist endet am 19. Mai 2023.